Der ultimative Guide zur Vorbereitung auf den nächsten Konferenzbesuch

Konferenzen gehören mittlerweile in fast jeder Branche zu einem essentiellen Bestandteil des Geschäfts. Auf Konferenzen kann der Besucher nicht nur die neusten Trends, Produkte und Technologien kennenlernen, sondern vor allem auch Networking betreiben und wichtige Geschäftsbeziehungen knüpfen. Nicht wenige Geschäfte hatten ihren Ursprung in Konferenzbesuchen, sei es durch neue Ideen oder neue Kontakte.

In der Tech-Branche sind Konferenzen wahrscheinlich noch wichtiger als in sonstigen Industriezweigen. Die schnelllebige Natur der Technologie bringt mit sich, dass sich die Dinge fast schon im Monatstakt verändern. Um erfolgreich zu sein ist es daher absolut essentiell, immer auf dem neuesten Stand über die technologischen Entwicklungen, Konsumentenvorlieben und Trends der Zukunft zu bleiben. Das trifft sowohl auf Hardwareprodukte wie Unterhaltungselektronik und industrielle Technologie als auch auf Softwareprodukte wie Computerprogramme und Videospiele zu. Es gibt dabei Konferenzen für den Konsumentenmarkt, sogenannte B2C (Business to Customer)-Konferenzen, und Konferenzen für Fachleute, die sogenannten B2B (Business to Business)-Konferenzen.

Vor allem der B2B-Bereich hat in den letzten Jahren einen regelrechten Boom erlebt. Neue Konferenzen für Entwickler, Designer und alle anderen Bereiche der Tech-Branche schießen wie die Pilze aus dem Boden. In nahezu jedem Land der Welt scheint es mittlerweile einige Tech-Konferenzen zu geben, die alle mit verschiedenen Vorträgen und Workshops locken.

Wegen der enormen Wichtigkeit von Konferenzen für Ihr Geschäft und vor allem auch wegen der hohen Anzahl an Optionen ist es extrem wichtig, dass Sie sich gut auf die Konferenzsaison vorbereiten und Ihre Besuche früh planen. Um Ihnen bei der Vorbereitung zu helfen haben wir einen Leitfaden für Sie zusammengestellt, wie Sie sich am besten auf den nächsten Konferenzbesuch vorbereiten können.

Erstellen Sie früh einen Plan der Konferenzen, die Sie besuchen wollen

Bei solch einer enormen Anzahl von verschiedenen Events wie es in der Tech-Branche der Fall ist braucht es schon im Vorjahr einiges an Planung. Nehmen Sie sich Zeit und informieren Sie sich ausgiebig, welche Konferenzen für Sie interessant sein können (auf dieser Seite finden Sie dazu mehrere Listen und Ratgeber).

Setzen Sie am Anfang einfach einmal alle interessanten Events auf eine Liste und wählen Sie dann später anhand der Termine diejenigen, die Sie auch wirklich besuchen können. Oft überschneiden sich bestimmte Konferenzen mit anderen Events oder mit geschäftlichen oder privaten Terminen.

Gehen Sie so Monat für Monat durch und entscheiden Sie bei Überschneidungen, welche Events wichtiger und auf lange Sicht profitabler für Sie sind. Wenn Sie auf diese Weise Ihr Jahr planen gibt es keine Überraschungen und Sie haben ganz sicher die beste Auswahl an Konferenzen für Ihre Branche.

Buchen Sie möglichst früh Hotels und Flüge

Sobald Sie Ihren Jahresplan zusammen haben, sollten Sie damit anfangen, die nötigen Vorkehrungen zu treffen: Kaufen oder reservieren Sie die Konferenztickets und buchen Sie Flüge, Hotels und Mietwägen.

Am wichtigsten sind hierbei die Hotels. An Konferenzwochenenden sind häufig alle Hotels in der Nähe der Veranstaltung ausgebucht. Nur wenn Sie früh im Voraus buchen können Sie sicherstellen, dass Sie ein schönes Hotel haben und ganz einfach zu Fuß zur Konferenzhalle laufen können.

Bereiten Sie sich gut auf den eigentlichen Besuch vor

In der Woche vor der Konferenz können Sie Ihren Besuch planen. Laden Sie sich dazu im Vorfeld den Konferenzplan mit der Liste der Aussteller und/oder das Programm der Vorträge herunter. Überlegen Sie dann welche Dinge Sie unbedingt sehen wollen und erstellen Sie sich einen Plan für jeden Tag. So können Sie sichergehen, dass Sie auch nichts verpassen.

Auch wenn Sie denken, dass so viel Planung im Voraus übertrieben oder überflüssig ist: Sobald Sie auf dem Konferenzgelände ankommen werden Sie merken, wie hektisch und unübersichtlich so ein Konferenzbesuch sein kann. Planung ist das ein und alles und sollte niemals unterschätzt werden.

Sich mit dem Lageplan der Stände vertraut zu machen kann Ihnen viel Frust und Mühe während dem eigentlichen Besuch ersparen. Bei großen Events wie der CeBIT mit mehreren Hallen bietet es sich außerdem an, dass Sie im Vorfeld überlegen, ob Sie alle Hallen in der Zeit Ihres Besuchs schaffen können oder ob Sie evtl. ein paar von ihnen auslassen müssen. Falls Sie nicht genug Zeit haben um alle Stände zu besuchen können Sie vorher schon einen Plan für jeden Tag aufstellen. Und überschätzen Sie bei der Planung nicht Ihre Zeit, in der Realität dauert es oft wesentlich länger als es vorher den Anschein macht. Besuche einzelner Stände können sich in die Länge ziehen wenn Sie viele Gespräche führen. Und schließlich brauchen Sie auch irgendwann einmal eine Pause und wollen nicht nur den ganzen Tag durch die Hallen rennen.

Für die Vorträge der Sprecher sowie die Workshops gilt das Gleiche: Hier ist gute Planung unbedingt nötig, um das Maximum aus Ihrem Besuch herauszuholen. Es werden sich fast immer Vorträge oder Workshops überschneiden und Sie sollten schon vorher genau wissen welche Sie auf keinen Fall verpassen wollen. Sie geben in der Regel hunderte von Euros für eine Konferenz aus und diese sollten auch gut investiert sein. Stellen Sie also sicher, dass Sie möglichst viele wertvolle Informationen mit nach Hause nehmen.

Der letzte Tag im Büro

An Ihrem letzten Arbeitstag im Büro sollten Sie ausreichend Zeit für die Vorbereitung auf die Konferenz einplanen. Sonst kommen Sie am Schluss in den Stress und vergessen vielleicht etwas wichtiges. Hier sind die essentiellen Dinge, an die Sie auf jeden Fall denken sollten:

1. Richten Sie eine automatische Email ein, die Leute während Ihrer Abwesenheit darüber informiert, warum Sie vielleicht verzögert antworten könnten.
2. Packen Sie ausreichend Visitenkarten (und Flyer) ein. Es ist sehr einfach, zu unterschätzen, wie viele Visitenkarten man während einem durchschnittlichen Konferenzbesuch brauchen kann. Oft verteilen Sie am Tag an die 50 Stück und so könnte sich Ihr Vorrat schneller erschöpfen als erwartet. Vorsicht ist hier besser als Nachsicht, denn wenn Sie bereits auf dem Gelände sind wird es sehr schwer, sich neue Karten zukommen zu lassen.
3. Denken Sie an Ladegeräte für Smartphone, Tablet, etc. Auf Konferenzen werden Sie auf Ihre Gadgets angewiesen sein, packen Sie also auf jeden Fall alle nötigen Kabel ein.

Mit diesen Tipps sollte Ihrem erfolgreichen Konferenzbesuch nichts mehr im Wege stehen. Eine anständige Planung wird Ihnen dabei nicht nur helfen, das Maximum an Informationen und Wert aus der Konferenz herauszuholen, sondern Ihnen den Besuch auch um einiges angenehmer machen. Und vergessen Sie trotz all der Planung bitte nicht, dass ein Konferenzbesuch auch Spaß machen soll!